תכנון מוקדם של לוחות זמנים הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בניהול זמני כנסים גדולים. על מנת להבטיח שהכנס יתנהל בצורה חלקה, יש לקבוע את זמני ההרצאות, הפאנלים והפעילויות השונות מראש. תהליך זה כולל גם יצירת חלופות לעיכובים אפשריים, כך שבמקרה של בעיות בלתי צפויות אפשר יהיה להסתגל במהירות.