בכנסים גדולים, התקשורת היא מרכיב קרדינלי להצלחת האירוע. מומחים ממליצים על שימוש בטכנולוגיות כמו אפליקציות לניהול כנסים, המאפשרות למשתתפים לקבל מידע בזמן אמת על לוחות זמנים, speakers, ומיקומים. אפליקציות אלו מספקות גם אפשרות לרשת קשרים עם משתתפים אחרים, דבר שמגביר את הערך של הכנס.